1. Quién trata tus datos
Esta plataforma es operada por 3-101-956839 Sociedad Anónima, que opera comercialmente como Icarus Apps, con domicilio en San José, Costa Rica.
Icarus Apps desarrolla y opera IcarusCore, un sistema de gestión empresarial (ERP) modular, junto con las aplicaciones móviles y portales asociados. Cuando en este documento decimos «nosotros», nos referimos a Icarus Apps.
Tratamos los datos personales conforme a la Ley N.º 8968, Ley de Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales de Costa Rica y su reglamento.
2. Nuestro rol: dos situaciones distintas
Es importante entender esta diferencia, porque determina a quién debés dirigirte para ejercer tus derechos.
Datos de nuestros clientes
Cuando una empresa contrata IcarusCore, nosotros tratamos los datos de contacto y facturación de esa empresa y de las personas que la representan. Aquí somos responsables del tratamiento.
Datos que cargan nuestros clientes
Toda la información que una empresa registra en el sistema —sus clientes, pacientes, empleados, proveedores, vehículos, inventario— le pertenece a esa empresa. Ella decide qué registra y para qué. Nosotros solo la procesamos por cuenta de ella y bajo sus instrucciones.
En la práctica: si sos empleado, paciente o cliente de una empresa que usa IcarusCore y querés acceder, corregir o eliminar tus datos, quien decide es esa empresa, no Icarus Apps. Nosotros te ayudamos a canalizar la solicitud y la trasladamos a quien corresponde, pero no podemos borrar por nuestra cuenta información que pertenece a otra organización.
3. Qué datos tratamos
3.1 De las empresas que contratan IcarusCore
- Razón social, nombre comercial, cédula jurídica y actividad económica.
- Dirección, teléfono y correo electrónico.
- Datos de facturación y de la suscripción contratada.
- Certificados digitales y credenciales de facturación electrónica, que se almacenan cifrados y se usan únicamente para firmar y transmitir comprobantes ante Hacienda.
3.2 De las personas usuarias del sistema
- Nombre, correo electrónico y teléfono.
- Credenciales de acceso. Las contraseñas se almacenan con algoritmos de resumen (hash) y nunca en texto plano.
- Rol, permisos y sucursales a las que tiene acceso.
- Registros de actividad dentro del sistema: qué documentos creó, modificó o aprobó, y cuándo. Estos registros existen por razones de auditoría y trazabilidad contable.
3.3 De las personas registradas por nuestros clientes
Según los módulos que cada empresa utilice, el sistema puede contener datos de:
- Clientes y proveedores: nombre, identificación, dirección, contacto e historial comercial.
- Pacientes de clínicas veterinarias y odontológicas: datos del responsable, historia clínica, tratamientos, imágenes y archivos adjuntos.
- Pacientes de nutrición: mediciones corporales, planes alimenticios y seguimiento.
- Empleados: datos de planilla, salario, deducciones, incapacidades y vacaciones.
- Vehículos: placa, características y propietario registrado.
3.4 Datos técnicos
- Dirección IP, tipo de dispositivo y navegador.
- Fecha y hora de acceso, y registros de errores del sistema.
- En las aplicaciones móviles, identificadores del dispositivo necesarios para las notificaciones push.
No recopilamos ubicación en segundo plano, contactos, ni contenido del dispositivo, salvo cuando una funcionalidad concreta lo requiera y vos lo autorices expresamente (por ejemplo, la cámara para adjuntar una foto a una orden de trabajo o a un expediente).
4. Para qué los usamos
- Prestar el servicio: operar los módulos contratados, guardar la información de la empresa y permitir el acceso de sus usuarios.
- Cumplir obligaciones fiscales: generar, firmar y transmitir comprobantes electrónicos ante la Dirección General de Tributación.
- Seguridad y auditoría: identificar quién realizó cada operación, detectar accesos indebidos y conservar la trazabilidad contable.
- Soporte: atender consultas, diagnosticar fallas y, cuando la empresa lo solicita, brindar asistencia remota.
- Facturación y cobro de la suscripción.
- Comunicaciones operativas: avisos de vencimiento, cambios relevantes del servicio y notificaciones del sistema.
No vendemos datos personales. No los usamos para publicidad de terceros ni para elaborar perfiles con fines comerciales ajenos al servicio.
5. Con quién los compartimos
Compartimos datos únicamente con los proveedores necesarios para operar el servicio, y solo en la medida indispensable:
| Proveedor | Para qué | Qué recibe |
|---|---|---|
| Microsoft Azure | Alojamiento de la aplicación, la base de datos y los archivos | Toda la información del sistema, cifrada en tránsito y en reposo |
| Ministerio de Hacienda (DGT) | Facturación electrónica obligatoria | Los comprobantes electrónicos y los datos que exige la normativa |
| Banco Central de Costa Rica | Tipo de cambio | No recibe datos personales |
| SendGrid | Envío de correos del sistema | Dirección de correo y contenido del mensaje |
| Meta / WhatsApp | Notificaciones por WhatsApp, cuando la empresa activa el módulo | Número de teléfono y contenido del mensaje |
| Anthropic (Claude) | Sugerencia automática de códigos CABYS | Descripciones de productos y servicios. No se envían datos personales |
| Verifik y placa.co.cr | Consulta de identidad y de datos vehiculares | Número de identificación o placa consultada |
| Mapbox | Mapas y rutas en el módulo de distribución | Direcciones de entrega |
También podemos revelar información cuando lo exija una autoridad competente, una orden judicial o la ley.
6. Dónde se almacenan
La información se aloja en centros de datos de Microsoft Azure. Algunos de estos centros están fuera de Costa Rica, por lo que existe una transferencia internacional de datos hacia infraestructura que cumple estándares reconocidos de seguridad y protección de datos.
7. Cuánto tiempo los conservamos
- Mientras la suscripción esté activa: conservamos toda la información de la empresa para prestar el servicio.
- Al terminar la relación: la empresa puede descargar la totalidad de su información antes de que se elimine.
- Comprobantes electrónicos: la normativa tributaria costarricense obliga al contribuyente a conservarlos por varios años. Al cerrar una cuenta le entregamos a la empresa sus comprobantes en formato descargable, y a partir de ese momento la conservación queda bajo su responsabilidad.
- Registros de auditoría y seguridad: se conservan por el tiempo necesario para investigar incidentes y cumplir obligaciones legales.
8. Tus derechos
De acuerdo con la Ley N.º 8968, tenés derecho a:
- Acceder a los datos personales que tratamos sobre vos.
- Rectificar los que estén incompletos o desactualizados.
- Eliminarlos, cuando no exista una obligación legal de conservarlos.
- Revocar el consentimiento que hayas otorgado.
- Presentar una denuncia ante la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB).
Para ejercerlos, escribinos a info@icarusapps.com. Respondemos dentro de los plazos que establece la ley.
Recordá lo explicado en la sección 2: si tus datos fueron registrados por una empresa que usa IcarusCore, trasladaremos tu solicitud a esa empresa, que es quien decide sobre ellos.
9. Eliminar tu cuenta y tus datos
Podés solicitar la eliminación de tu cuenta y de tus datos en cualquier momento, sin necesidad de instalar ninguna aplicación, desde nuestra página de solicitud:
Solicitar la eliminación de mi cuenta y mis datos
Ahí explicamos exactamente qué se elimina, qué información se conserva por obligación legal y cuánto tarda el proceso.
10. Seguridad
- Todo el tráfico viaja cifrado mediante HTTPS.
- Las contraseñas se almacenan con algoritmos de resumen; nadie en Icarus Apps puede verlas.
- El acceso está controlado por roles y permisos granulares, y segmentado por empresa y por sucursal.
- Los certificados digitales de facturación se guardan cifrados.
- Cada empresa está aislada lógicamente del resto: ningún usuario puede ver información de otra organización.
Ningún sistema es infalible. Si detectamos un incidente que afecte datos personales, lo comunicaremos a las empresas afectadas y a las autoridades cuando corresponda.
11. Menores de edad
IcarusCore es una herramienta de uso profesional y no está dirigida a menores de edad. No creamos cuentas de acceso para menores.
Algunos módulos pueden contener datos de personas menores registradas por nuestros clientes —por ejemplo, un paciente en una clínica—. En esos casos, la empresa que los registra es la responsable de contar con la autorización de quien ejerce la representación legal.
13. Cambios a esta política
Podemos actualizar esta política cuando cambien nuestras prácticas o la normativa aplicable. La fecha de última actualización aparece al inicio del documento. Si el cambio es significativo, avisaremos a las empresas clientes por los medios de contacto registrados.
14. Contacto
Para cualquier consulta sobre esta política o sobre el tratamiento de tus datos:
- Icarus Apps — 3-101-956839 Sociedad Anónima
- Correo: info@icarusapps.com
- WhatsApp: +506 8486-0896
- San José, Costa Rica